Das System basiert auf Dokumenten, die analog zu Papierdokumenten funktionieren: Jedes Dokument beginnt als Entwurf, wird verschickt und ist anschließend rechtlich bindend und kann nicht mehr verändert werden. (Siehe: “Was sind Entwürfe?”)
Liste der Dokumente
Eine Liste aller Dokumente, die mit einem Geschäftspartner/einer Geschäftspartnerin ausgetauscht wurden, ist im jeweiligen Bereich des Projekts unter „Mein Auftraggeber“ und „Mein Auftragnehmer“ aufgelistet.
Hinweis: Leistungsumfang, Baufristen oder andere Inhalte eines Projektes können nur über Dokumente aktualisiert werden.
Neues Dokument erstellen
Um ein neues Dokument zu erstellen, wird zwischen den Reitern „Mein Auftraggeber“ und „Mein Auftragnehmer“ unterschieden.
Bei „Mein Auftraggeber“: Klicken Sie auf den blauen Button „Neues Dokument“. Es öffnet sich daraufhin eine Sidebar, in der die entsprechenden Dokumente aufgelistet sind.
Bei „Mein Auftragnehmer“: Klicken Sie auf das weiße Feld „Neues Dokument“. Es öffnet sich daraufhin eine Sidebar, in der die entsprechenden Dokumente aufgelistet sind.
Jedes Dokument wird zunächst als Entwurf erstellt. Sie können das Dokument nach Belieben bearbeiten oder löschen.
Entwürfe sind nur für das eigene Team sichtbar.
Im Dokumentenkopf ist ersichtlich, um welches Dokument es sich handelt (z. B. Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung etc.). Wichtige Informationen, wie Vertragspartner oder Auftragsnummern, sind übersichtlich zusammengefasst.
Nachdem das Dokument ausgefüllt, überprüft und korrekt ist, kann es über den „Senden“-Button final versendet werden. Daraufhin erhält der Geschäftspartner oder die Geschäftspartnerin eine Benachrichtigung in der Inbox.
Dokument herunterladen oder ausdrucken
Alle Dokumente können als PDF heruntergeladen werden. Dokumente, die tabellarische Informationen enthalten (z.B. Angebote, Aufträge etc.), können zusätzlich als Excel-Datei herunterladen werden.
