Wenn ein Projekt abgeschlossen und abgerechnet werden soll, sind die Aufträge auf dem Deckblatt als „fertig“ zu melden.
In diesem Fall ist ein Abnahmeprotokoll zu erstellen. Dieses kann in magicplan oder in bo.om generiert werden.
1. Option: Abnahmeprotokoll mit magicplan erstellen
Hinweis: Damit ein Datentransfer zwischen bo.om und magicplan in beide Richtungen möglich ist, muss der jeweilige Nutzer/die Nutzerin unter „Mein Team“ einer Rolle zugewiesen sein.
Um ein Abnahmeprotokoll mit magicplan zu erstellen, muss das Projekt in magicplan geöffnet werden. Im bestehenden Grundriss können in den jeweiligen Räumen Mängel und/oder Restleistungen markiert werden. Dazu wird der entsprechende Raum ausgewählt und „Objekte einfügen“ angeklickt. Sowohl der rote als auch der blaue Punkt können an eine beliebige Stelle verschoben werden. Zusätzlich können neue Fotos aufgenommen werden.
Nachdem Mängel, Restleistungen und die erforderlichen Bilder aufgenommen wurden, ist der Button „Information“anzuklicken.
Im neuen Fenster muss der entsprechende Dokumententyp ausgewählt werden.
Dabei kann zwischen Angebot, Bestandsaufnahme und Abnahmeprotokoll gewählt werden.
Nachdem der Dokumententyp ausgewählt und gespeichert wurde, kann der Transport nach bo.om erfolgen. Dazu ist der entsprechende Button anzuklicken.
Durch das Anklicken wird ein neues Fenster geöffnet, in dem mehrere Optionen zur Verfügung stehen. Um den Datentransfer fortzusetzen, ist der Button „bo.om“ auszuwählen.
Im nächsten Schritt werden die bo.om-Projektnummern und die zugehörigen Straßen angezeigt, die ausgewählt werden müssen.
Sobald der Datentransfer erfolgreich war, wird dies in einem Fenster angezeigt.
Nach erfolgreichem Datentransfer wird die bo.om-Webseite geöffnet, auf der das Dokument geladen wird.
Unter „Mein Auftraggeber“ wird das Dokument des „Abnahmeprotokolls“ als Entwurf erstellt, das jederzeit angepasst oder gelöscht werden kann.
Neben der allgemeinen Übersicht wird im Abnahmeprotokoll in der rechten Leiste die entsprechende Zimmerauswahl angezeigt. Durch Antippen öffnet sich eine Übersicht, in der der Grundriss des Raums sowie ggf. Notizen dargestellt werden. Es besteht die Option, eine Frist zur Abarbeitung des Mangels oder der Restleistung anzugeben.
Das Abnahmeprotokoll gliedert sich in sechs Abschnitte:
Empfänger ändern:
Hier kann zwischen Auftraggeber/Auftraggeberin und Partnerunternehmen gewählt werden. Wird ein Partnerunternehmen ausgewählt, werden im Feld „Partnerunternehmen“ alle Projektbeteiligten angezeigt, die einen Auftrag erhalten haben.
Abnahme:
Es ist einzutragen, mit wem die Abnahme stattgefunden hat, um welche Art der Abnahme es sich handelt, das Ergebnis sowie die auszuwählenden Bestandteile. Erfolgt das Ergebnis mit Vorbehalt, wird zusätzlich eine Auswahl zur Qualität angezeigt.
Daten und Fristen:
Hier sind der Tag der Zwischen- bzw. Endabnahme, Baubeginn, Fertigstellung, Beginn der Gewährleistung sowie der Mängelbeseitigungstermin anzugeben. Das Feld „Beginn der Gewährleistung“ ist nur aktiviert, wenn es sich um eine Endabnahme handelt, die nicht verweigert wird.
Wurde ein Mängelbeseitigungstermin eingetragen und das Protokoll versendet, kann die Bauleitung auf das Datum klicken und gelangt in den Reiter „Termine“.
Buchungsvariante:
Es muss eine Abrechnungsart ausgewählt werden. Dabei werden nur die Abrechnungsarten angezeigt, die im Projekt verwendet wurden.
Anwesende:
Freie Eintragung durch die Bauleitung möglich.
Sonstige Notizen:
Freie Eintragung durch die Bauleitung möglich.
Abschließend kann das Protokoll unterschrieben werden.
Nachdem die Auswahl getroffen wurde, können Anhänge beigefügt und das Abnahmeprotokoll versendet werden.
Wird ein Abnahmeprotokoll in magicplan erstellt, wird der Grundriss aktualisiert und ist sowohl im Deckblatt als auch im Reiter „Grundrisse“ ersichtlich.
Die Bilder werden ebenfalls unter „Grundrisse“ angezeigt und im Reiter „Dokumentation“ hinterlegt.
Hinweis: Das Dokumente unter „Mein Auftraggeber“ kann als PDF-Datei heruntergeladen werden.
Das Projekt ist bei der Endabnahme als „fertig“ zu melden.
Für eine Zwischenabnahme kann dieser Vorgang durchgeführt werden, wobei das Projekt noch nicht als „fertig“ zu melden ist.