Wenn ein Nutzer/eine Nutzerin ein Projekt angelegt und den entsprechenden Auftragnehmer/die entsprechende Auftragnehmerin ausgewählt hat, öffnet sich anschließend das Deckblatt des betroffenen Projektes.
Zu Beginn ist das Deckblatt des Projektes noch nicht befüllt, wird jedoch im weiteren Verlauf angepasst.
Um erste Informationen an den Auftragnehmer/die Auftragnehmerin zu übermitteln und auf dem Deckblatt sichtbar zu machen, ist das Dokument „Projektankündigung“ zu erstellen. Hierfür kann die Textstelle „Projektankündigung erstellen“ oder unter dem Reiter „Mein Auftragnehmer“ und „neues Dokument“ angeklickt werden.
Daraufhin öffnet sich das Dokument der „Projektankündigung“ im Entwurfsstatus und der Nutzer/die Nutzerin gelangt automatisch in den Reiter „Mein Auftragnehmer“.
Die Kopfzeile bestehend aus „Ort der Leistung“, „Auftraggeber“, „Auftragnehmer“, „Absender“, „Projekt“ sowie „Objekt“ wird automatisch durch bo.om befüllt.
Die automatisch befüllten Informationen hängen mit den eingespielten Objektdaten und den korrekten Daten beim Anlegen eines Auftraggebers/einer Auftraggeberin sowie eines Auftragnehmers/einer Auftragnehmerin zusammen.
Die technischen Projektinformationen „Zugang“, „Gefahrstoffe“, „E-Check“,„Sonstiges“, Zählernummer“,„Zählerstand“ und „Objekteigenarten“ sind standardisierte Voreinstellungen und können nach dem Wunsch des Auftraggebers/Auftraggeberin bzw. des Auftragnehmers/der Auftragnehmerin angepasst werden. Die standardisierten Voreinstellungen bestehen aus „Zugang“, „Gefahrstoffe“, „E-Check“ sowie „Sonstiges“ und können in dem Dokument der „Projektankündigung“ ausgefüllt werden, sodass beim Versenden dieses Dokuments diese Informationen auf dem Deckblatt ersichtlich werden.
In dem Informationsfeld „Zugang“ kann zwischen den Antwortoptionen „Bauzylinder vorhanden“, „Bauzylinder einbauen“, „Zugang über Mieter“, „Schlüsseltresor“ und „Sonstiges“ gewählt werden. Sofern die Antwortoption „Sonstiges“ ausgewählt wurde, erscheint unter der Antwort ein Feld mit „Sonstiges“, in dem die notwendigen Informationen eingetragen werden können.
In dem Informationsfeld „Gefahrstoffe“ kann zwischen den Antwortoptionen „keine Angaben“, „vorhanden“, „Asbest“, „Pak“ und „Sonstiges“ gewählt werden. Wird die Option „Sonstiges“ ausgewählt, erscheint darunter ein Feld mit der Bezeichnung „Gefahrstoffe: Sonstiges“, in das die erforderlichen Informationen eingetragen werden können. Zudem hat der Ersteller/die Erstellerin die Möglichkeit, „Dateien“beizufügen.
In dem Informationsfeld „E-Check“ kann zwischen den Antwortoptionen „nicht vorhanden“, „vorhanden“, „anlegen“und „Fremdfirma beauftragt“ gewählt werden. Werden die Optionen „vorhanden“ oder „Fremdfirma beauftragt“ ausgewählt, besteht die Möglichkeit „Dateien“ beizufügen.
Nachdem die technischen Projektinformationen befüllt wurden, können zusätzlich „planerische Projektinformationen“hinterlegt werden.
In dem Informationsfeld „Umfang der Baumaßnahme“ kann zwischen den Antwortoptionen „Teilsanierung“,„Vollsanierung“ und „Instandhaltung“ gewählt werden. Diese Information wird auf dem Deckblatt angezeigt.
In dem Informationsfeld „Ausstattungsqualität“ kann zwischen den Antwortoptionen „Einfach“, „Mittelklasse“, „Premium“ und „Sonstiges“ gewählt werden. Wird die Option „Sonstiges“ ausgewählt, erscheint darunter ein Feld mit der Bezeichnung „Ausstattungsqualität: Sonstiges“, in das die notwendigen Informationen eingetragen werden können. Diese Information wird auf dem Deckblatt angezeigt.
In dem Informationsfeld „Kostenobergrenze“ kann ein beliebiger Betrag eingetragen werden, damit der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin die Kostengrenze beim Erstellen eines Angebots berücksichtigen kann.
In den Informationsfeldern „Baubeginn“ und „Fertigstellung“ kann ein gewünschter Sanierungszeitraum hinterlegt werden. Werden diese Felder mit einem Datum befüllt, werden die Datumsangaben erstmals auf dem Deckblatt angezeigt.
In dem Informationsfeld „Grundrissänderung“ kann zwischen den Antwortoptionen „geplant“, „Grundriss erstellen“und „Sonstiges“ gewählt werden. Wird die Option „Sonstiges“ ausgewählt, erscheint darunter ein Feld mit der Bezeichnung „Sonstiges“, in das die notwendigen Informationen eingetragen werden können. Zudem hat der Ersteller/die Erstellerin die Möglichkeit, „Dateien“ beizufügen.
Unter den technischen sowie den planerischen Projektinformationen wird zudem die Option eines Informationsfeldes „Sonstiges“ angeboten, um dem Auftragnehmer/der Auftragnehmerin weitere relevante Details mitzuteilen.
Am Ende des Dokumentes besteht zudem die Möglichkeit, relevante Dokumente anzuhängen. Anschließend kann die Projektankündigung versendet oder der Entwurf gelöscht werden.
Hinweis: Alle Dokumente, die der Projektankündigung beigefügt werden, werden beim Versenden automatisch mit dem Auftragnehmer/der Auftragnehmerin geteilt und sind im Reiter „Dokumentation“ einsehbar. Zudem kann die „Projektankündigung“ als PDF-Datei heruntergeladen werden.
Anmerkung: Alle in bo.om hochgeladenen oder versendeten Nachrichten, Dokumente, Videos und Fotos können nachträglich nicht gelöscht werden.